Fiskalizacija 2.0 u turizmu: što vlasnici apartmana stvarno trebaju znati

Dosadašnji sustav fiskalizacije u Hrvatskoj bio je usmjeren prvenstveno na gotovinsko poslovanje blagajne, POS uređaje i klasične djelatnosti poput ugostiteljstva i trgovine. Turizam, osobito privatni smještaj, funkcionirao je prilično neujednačeno. Neki su iznajmljivači izdavali račune kroz programe, neki ručno u Wordu ili Excelu, a neki su se oslanjali isključivo na platforme poput Bookinga ili Airbnba.

Fiskalizacija 2.0 pokušava uvesti više reda i transparentnosti, ali i modernizirati cijeli sustav. Naglasak se pomiče s pukog izdavanja papira na digitalni trag poslovanja , jasne, provjerljive i standardizirane račune koji se lakše kontroliraju i arhiviraju.

Drugim riječima, država želi da podaci o izdanom računu budu jasni, točni i dostupni u digitalnom obliku, bez obzira radi li se o velikom hotelu ili jednom apartmanu na moru.

Za većinu vlasnika apartmana promjena se neće osjetiti u odnosu prema gostima, nego u pozadini poslovanja.

Gost će i dalje dobiti račun, često e-mailom, ponekad na papiru. Razlika je u tome što se sve više traži da taj račun bude izrađen u standardiziranom digitalnom obliku, s jasno definiranim podacima i mogućnošću provjere.

To u praksi znači da ručno pisani računi u Wordu ili Excelu postaju rizični. Ne zato što su automatski zabranjeni, nego zato što lako dolazi do grešaka, pogrešna numeracija, nedostajući podaci, krivi datumi ili neusklađenost s evidencijama.

Jedna od najvećih zabluda je da fiskalizacija 2.0 automatski znači kupnju fiskalne blagajne. U većini slučajeva to nije točno.

Ono što vam gotovo sigurno treba je:

1. alat za izdavanje računa koji je usklađen s propisima
2. automatska numeracija računa
3. digitalna arhiva
4. jednostavan izvoz podataka za knjigovođu

To može biti:

• jednostavna web ili mobilna aplikacija za račune
• dio PMS-a ili channel managera ako ga već koristite
• rješenje koje vam nudi knjigovodstveni servis

Poanta je da se maknete od improvizacije i imate jedan jasan sustav.

Jedna od novosti koja se često spominje su QR kodovi na računima. Njihova svrha nije da zakompliciraju život iznajmljivačima, nego da omoguće brzu provjeru i pregled osnovnih podataka o računu.

Ako se uvede obveza QR koda, to će u praksi značiti da vaš softver automatski generira QR kod na računu. Ručno to raditi nema smisla i zato je još jedan razlog za korištenje digitalnog alata.

Važno je razlikovati i pojam eRačuna. U svakodnevnom govoru često se misli na PDF poslan e-mailom, što je za goste sasvim u redu. No pravi eRačun je strukturirani digitalni dokument koji se koristi uglavnom u poslovanju s tvrtkama. Većina privatnih gostiju neće tražiti takav format, ali ako surađujete s agencijama ili tvrtkama, to može postati relevantno.

U idealnom slučaju, proces bi trebao biti jednostavan i ponovljiv.

Kada gost rezervira smještaj, unosite podatke u svoj sustav, nakon čega se račun generira automatski. Račun se gostu šalje e-mailom ili ispisuje na zahtjev, a kopija se čuva u digitalnoj arhivi.

Ako gost plati unaprijed, izdajete račun ili predujam, a po završetku boravka konačni obračun. Ako plaća po dolasku ili odlasku, račun se izdaje tada. Bitno je da sve bude pravovremeno i dosljedno.

Najčešće greške događaju se kada se računi pišu naknadno, kad se miješaju rezervacije s platformi i direktne rezervacije ili kad se izgubi pregled nad numeracijom.

Mnogi se pitaju moraju li sada izdavati račune za baš svakog gosta. Odgovor je: da, obveza izdavanja računa postoji, samo se način provedbe modernizira.

Druga česta dilema je gotovina. Gotovinska naplata uvijek nosi veći rizik i zahtijeva dodatnu pažnju. Ako primate gotovinu, posebno je važno da imate uredan sustav izdavanja računa i evidencije.

Pitanje “mogu li i dalje ručno” tehnički ponekad ima odgovor “da”, ali praktično sve više ide prema “ne isplati se”. Digitalni alat dugoročno štedi vrijeme i živce.

Najgora stvar koju možete napraviti je čekati vrhunac sezone. Fiskalizacija 2.0 nije nešto što želite rješavati usred srpnja dok mijenjate posteljinu i odgovarate gostima na poruke.

Pametan pristup je da sada, izvan sezone ili na početku godine, odaberete alat, postavite predložak računa i dogovorite se s knjigovođom oko razmjene podataka.

Jednom kad je sustav postavljen, izdavanje računa postaje rutinska stvar koja traje nekoliko minuta.

Fiskalizacija 2.0 u turizmu ne mora biti neprijatelj vlasnicima apartmana. Ona je prije svega znak da se poslovanje seli u digitalni svijet u kojem je sve jasnije, preglednije i manje sklono greškama.

Ako se na vrijeme prilagodite i uvedete jednostavan sustav za izdavanje računa, fiskalizacija 2.0 neće vam zakomplicirati posao naprotiv, može ga učiniti urednijim i mirnijim.